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# Como preparar a base de geração da ECD

Entenda quais dados sustentam a ECD e o que revisar antes da validação do SPED Contábil.

A base da **Escrituração Contábil Digital (ECD)** depende de fechamento contábil, cadastros corretos e parâmetros coerentes com a obrigação. Faça essa conferência antes da validação no **Programa Validador e Assinador (PVA)** para reduzir erros e retrabalho.

### Objetivo

Mostrar o que revisar antes de gerar, validar e transmitir a ECD.

### Contexto da base de geração da ECD

A ECD substitui a escrituração em papel dos livros contábeis, como **Livro Diário** e **Livro Razão**.

Ela reúne saldos, lançamentos, termos, signatários e demonstrações do exercício.

A obrigatoriedade depende do enquadramento da empresa e das regras vigentes. Empresas do Simples Nacional, em regra, não entregam a ECD obrigatória, mas podem gerar o arquivo para formalização interna ou registro externo.

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Nós orientamos onde revisar e preencher os dados no sistema. O contador deve definir obrigatoriedade, natureza do livro, plano referencial, situação especial e demais classificações legais.
{% endhint %}

Antes de validar ou transmitir, confirme se o **PVA** está atualizado.

Se você precisa da rotina operacional, consulte também:

* [Como configurar a ECD](broken://spaces/62AD5ySkOmU2eaGvTaoQ/pages/hU2ui6PVWkhGInjuKGMU)
* [Como gerar o arquivo da ECD](broken://spaces/62AD5ySkOmU2eaGvTaoQ/pages/nDXYkD59T2AOt9yQC4jQ)
* [Como conferir dados da ECD antes da transmissão](broken://spaces/62AD5ySkOmU2eaGvTaoQ/pages/WnVK6CUcbVFKxTHWKa55)
* [Como corrigir inconsistências na ECD](broken://spaces/62AD5ySkOmU2eaGvTaoQ/pages/I8irAncZagn2gHM1Ljd2)

### Passo a passo

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#### Valide a obrigatoriedade e o período da ECD

Confirme se a empresa precisa entregar a ECD no exercício.

Revise o regime tributário, o período e a existência de situação especial.

Se houve cisão, fusão, incorporação, extinção ou troca de escritório, confirme com o contador se a escrituração será fracionada e qual número de ordem o livro deve receber.
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#### Feche a escrituração antes de gerar o arquivo

Conclua lançamentos, conciliações e conferências do exercício.

Valide o balancete analítico, o resultado do período e os saldos patrimoniais.

Confirme a abertura e o encerramento do exercício no sistema.
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#### Revise empresa, contador e signatários

Confirme os dados da empresa.

Vincule contador, sócios e signatários ativos.

Revise a qualificação dos assinantes e os dados cadastrais exigidos na escrituração.
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#### Configure os parâmetros principais da geração

Defina o período inicial e final da escrituração.

Confirme as contas de encerramento e abertura do resultado do exercício.

Preencha corretamente o número de ordem do livro. Esse número é sequencial e deve respeitar a cadeia histórica da empresa.

Revise a natureza do livro e a finalidade da entrega. Em regra, a entrega é original e sem situação especial.
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{% step %}

#### Revise os pontos que mais geram erro no PVA

Confirme se o plano de contas referencial será enviado.

Se houver referenciamento, revise os vínculos das contas contábeis com o plano referencial da Receita.

Preserve os códigos de aglutinação entre um exercício e outro. Mudanças indevidas nesses códigos costumam gerar erro na validação.

Se houver transferência de saldo entre exercícios, avalie a necessidade dos registros correspondentes.

Revise também a **Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA)** e os anexos complementares, quando exigidos.
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#### Gere, valide no PVA e recupere a ECD anterior

Exporte o arquivo no sistema e importe no PVA atualizado.

Revise dados da escrituração, participantes, plano de contas, saldos e demonstrações.

Quando a entrega não for a primeira da empresa, recupere a ECD anterior no validador antes da transmissão.

Corrija primeiro no sistema. Depois gere o arquivo novamente e reimporte.
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### Validação

Considere a base de geração da ECD pronta quando:

* o exercício estiver encerrado e os saldos conferidos;
* empresa, contador, sócios e signatários estiverem corretos;
* número de ordem, natureza do livro e período estiverem coerentes;
* códigos de aglutinação e referenciamentos estiverem consistentes, quando usados;
* a ECD anterior estiver recuperada no PVA, quando exigida;
* o arquivo importar sem erros estruturais e restarem apenas ajustes técnicos do contador.

### Checklist rápido de validação

Antes de gerar ou transmitir, confirme:

* **empresa e período** estão corretos;
* **exercício** foi encerrado e conferido;
* **contador, sócios e signatários** estão vinculados;
* **número de ordem do livro** segue a sequência da empresa;
* **PVA** está atualizado;
* **ECD anterior** foi recuperada, quando exigida.

### FAQ

<details>

<summary>Pergunta: Empresa do Simples Nacional pode gerar ECD?</summary>

Resposta: Pode.

Na regra geral, o Simples Nacional não entrega a ECD obrigatória. Ainda assim, o arquivo pode ser usado para formalização dos livros contábeis.

</details>

<details>

<summary>Pergunta: O que é o número de ordem do livro?</summary>

Resposta: É o número sequencial da escrituração da empresa.

Se a empresa já transmitiu livros anteriores, a nova ECD deve seguir essa sequência.

</details>

<details>

<summary>Pergunta: Preciso recuperar a ECD anterior no PVA?</summary>

Resposta: Sim, quando a empresa já possui ECD entregue em exercício anterior e a regra vigente exigir essa recuperação.

Quando o arquivo anterior não estiver disponível, faça a recuperação no ambiente oficial da Receita.

</details>

<details>

<summary>Pergunta: Quando devo revisar código de aglutinação?</summary>

Resposta: Revise sempre que houver troca de sistema, troca de escritório ou alteração relevante no plano de contas.

Se esses códigos mudarem sem critério, o PVA pode apontar divergências.

</details>

<details>

<summary>Pergunta: Posso corrigir tudo direto no validador?</summary>

Resposta: Nós recomendamos corrigir na origem.

Ajuste primeiro o cadastro, o parâmetro ou a escrituração no sistema. Depois gere o arquivo novamente.

</details>


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